חדש: מדריך השוואת פיצ'רים לתוכנת ניהול רעיונות

המדריך לשיפור מתמשך

מה זה, בעצם, שיפור מתמשך?

בעיקרון, המונח 'שיפור מתמשך' הוא די ברור וממצה בפני עצמו. הוא מייצג התנהלות שמפגינה שיפור שוטף ואינקרמנטלי של ביצועי המוצרים, התהליכים או השירותים של עסק. לפעמים נעשה שימוש במונחים כמו 'מצוינות תפעולית' ו'שיפור בתהליכים' כתחליף לקונספט של שיפור מתמשך – אבל יש הבדל ביניהם. אפשר לחשוב על שיפור מתמשך כעל מונח מטרייה שמאגד תחתיו את כל הגישות הקיימות לטיוב עסקי ולחדשנות אינקרמנטלית.

היתרונות של שיפור מתמשך

יעילות משופרת

אמנם יעילות לא נשמעת כמו משהו מלהיב או חדשני, אבל היא יכולה להניב לכל עסק תוצאות מרשימות. התנהלות קפדנית המבוססת על שיפור מתמשך מאפשרת גילוי שוטף של הזדמנויות לחיסכון בזמן, לצמצום כמויות פסולת ולהפחתת הוצאות. כאשר שיפורים נפרדים אלה מיושמים ברחבי הארגון כשיטות עבודה מומלצות, השפעתם יכולה להיות אקספוננציאלית.

קיימות

אחד האתגרים הקריטיים ביותר שניצבים בפני עסקים בימינו הוא הצורך באימוץ מודעות סביבתית. תוכניות לשיפור מתמשך יכולות להיות דרך מצוינת למזעור כמויות פסולת ולקידום יוזמות לנטרול פליטות פחמניות.  שינויים קטנים מצטברים לניצחונות גדולים!

שביעות רצון משופרת בקרב לקוחות

אחד התחומים שתמיד יש מה לשפר בהם הוא חוויית הלקוח. גישה ממוקדת-לקוחות לשיפור מתמשך מבטיחה שהמוצרים והשירותים של הארגון ממשיכים להיות תואמים לצרכים המשתנים של קהל היעד. בנוסף, את הזמן והכסף שנחסכים בארגון עצמו אפשר לתעל לטובת הלקוחות.

תרבות של שיפור מתמשך

במקרים רבים, עובדים לא משתפים רעיונות פשוט מכיוון שאין בארגון מערכת מוסדרת ונוחה שמאפשרת להם לעשות את זה. עובדים עם גישה לפלטפורמה לשיפור מתמשך מבינים שיש מי שיקשיב לרעיונות שלהם, ויעריך אותם בצורה קונסטרוקטיבית. פלטפורמה כזו מעבירה את העובדים להלך רוח של הפגנת חדשנות ומטמיעה בארגון תרבות של שיפור תהליכים ומצוינות תפעולית.

רמה גבוהה יותר של מעורבות העובדים

תהליך של שיפור מתמשך מאפשר לעובדים לחולל שינויים משמעותיים, מבטיח להם שההנהלה מקשיבה לדבריהם, ומקדם שיתופי פעולה והכרה בהישגים בקרב עמיתים. כל הגורמים האלה מעודדים את מעורבות (Engagement) העובדים, ובכך לא רק משפרים את הפרודוקטיביות והרווחיות, אלא גם מפחיתים את שיעורי ההיעדרויות ותחלופת כוח האדם.

האתגרים הכרוכים בשיפור מתמשך

מעורבות הקהל (Engagement)

לא פשוט לטפח תרבות של שיפור מתמשך, שבמסגרתה המשתמשים חדורי מוטיבציה להשתתף בעקביות בתהליכים

עודף הצעות

בלתי אפשרי לרכז, להעריך ולהטמיע אופטימיזציות ברמת הארגון כולו

ניהול של תהליך מורכב

התהליך צריך להיות מתוחכם דיו על מנת להיות אפקטיבי, אבל גם פשוט דיו על מנת להיות יעיל

שיתוף של שיטות עבודה מומלצות

בארגונים גדולים קשה להבטיח ששיטות עבודה מומלצות ישותפו בין מחלקות שונות

בניית תוכנית לשיפור מתמשך 

בואו נבחן את ההיבטים שהכי חשוב לשקול כשמשיקים תוכנית לשיפור מתמשך.

01 / 06
הגדרת יעדים

תחילה עליכם לזהות את היעדים הרצויים. אם אתם כבר יודעים מהם האתגרים המרכזיים שניצבים בפניכם – נהדר. אבל גם אם עדיין לא זיהיתם אותם – אל חשש! תמיד תוכלו להתחיל בתהליך הזיהוי באמצעות ניהול תקשורת עם קהל היעד על מנת לגלות את הבעיות המטרידות ביותר בעיניו. הדבר החשוב ביותר הוא להגדיר יעדים ברורים בשלב כמה שיותר מוקדם בתהליך.

שיפור תהליכים

זיהוי והטמעה של שינויים בתהליכים עסקיים קיימים. שינויים אלה עשויים להיות מיטוב (Optimization) של היעילות או הביצועים של תהליכים אלה על ידי הפחתה של כמויות פסולת, צמצום עלויות או מזעור סיכונים, או שיפור של חוויית השימוש עבור הצוות או הלקוחות.

מצוינות תפעולית

מצוינות תפעולית היא גישה שמבוססת על שינוי תרבותי לשיפור של תהליכים עסקיים. היא כרוכה בבחינה הן של עובדים והן של תהליכים לזיהוי צורת העבודה והסיבה לכך. לאחר שהתשובות לשאלות אלה מתבהרות, השלב הבא הוא לבצע התאמה וכוונון של תהליכים אלה למיטוב האפקטיביות והיעילות שלהם.

מצוינות ביצועית

מצוינות ביצועית היא גישה לשיפור מתמשך שמבוססת על התוכנית למצוינות ביצועית של Baldrige. גישה זו מעריכה את הביצועים בצורה הוליסטית, תוך התמקדות בשבעה תחומים מרכזיים: מנהיגות, אסטרטגיה, כוח עבודה, לקוחות, תפעול, ניהול ידע ותוצאות. אף על פי שגישת המצוינות התפעולית מתמקדת בראש ובראשונה בפרוצדורות, היא מתייחסת בצורה מקיפה יותר ליישום שיפורים על ידי כיסוי של כל אחד משבעת התחומי האמורים בתורו.

02 / 06
מיפוי של צווארי בקבוק בתהליך

תהליך של שיפור מתמשך עשוי לכלול שלבים רבים, שאותם יש לבחור ולתעדף על סמך הדרישות הספציפיות של הארגון. עם זאת, תמיד חיוני לשקול את האתגרים והמכשולים שעלולים למנוע מהתהליך לספק את התוצאות הרצויות.

גילוי

האתגר הראשון והברור ביותר שעלול להכשיל שיפור מתמשך הוא איתור רעיונות. אם אין לכם מספיק רעיונות לדרכים למיטוב המוצרים, התהליכים או השירותים הרלוונטיים, מומלץ לערב בתוכנית קהל רחב יותר. לא פחות חשוב לוודא שהקהל ממשיך להיות מעורב ומושקע בתוכנית, וחדור מוטיבציה להציע רעיונות חדשים.

הערכה ותעדוף

מצד שני, אם יש לכם יותר מדי הצעות לשיפורים, אתם עלולים להתקשות להחליט אילו מהם ראויים ליישום. לשם כך, תצטרכו להטמיע תהליך הערכה יעיל, רצוי כזה שמשתמש בפיצ'רים שנועדו לפשט את המנגנון בשבילכם, כמו אוטומציה והצבעות על ידי הקהל.

יישום ואימוץ

גם לאחר שזיהיתם את השיפורים שרצוי לקדם, נותר לפניכם אתגר רציני: ליישם אותם בצורה אפקטיבית. אם את השיפור החדש או צורת העבודה המומלצת החדשה צריכים לאמץ 10,000 עובדי קו החזית ברחבי הארגון, נדרשת לכם דרך מדרבנת לתקשר איתם ולעקוב אחר התקדמות התהליך. לשם כך נדרש על פי רוב כלי ייעודי.

03 / 06
הגדרת הקהל

הגדרתם יעדים? – נפלא! עכשיו הגיע הזמן לחשוב על קהל היעד. שאלו את עצמכם מי נמצא בעמדה מיטבית לקידום התוכנית, ובאיזה שלב בתהליך כדאי לערב אותם בו. לדוגמה, אם אתם רוצים למטב חלק מאוד ספציפי בהצעה שלכם, מומלץ שתערבו רק בעלי עניין עם ניסיון והתמחות רלוונטיים. אבל אם אתם מחפשים שיפורים יותר כלליים, יותר הגיוני לערב בתהליך קהל רחב ככל האפשר.

עובדי 'צווארון כחול'

היסטורית, לא ניתנו לעובדי קו החזית הזדמנויות רבות לתרום לקידום יוזמות לשיפור מתמשך. אולם לעובדים בדרגים אלה יש על פי רוב ידע רב-ערך שנצבר הודות לניסיון נרחב בעבודה עם המוצרים, השירותים והתהליכים של הארגון.

עובדי 'צווארון לבן'

אף על פי שייתכן שלעובדים בדרגים אלה יש פחות ניסיון מעשי עם הפעילות היומיומיות השוטפת של העסק, יש להם מומחיות וידע טכניים שיכולים להיות מועילים לא פחות. על פי רוב לעובדים בדרגים אלה מאוד קל לגשת לפלטפורמות הדיגיטליות המשמשות לשיפור מתמשך, ולהשתמש בהן.

לקוחות

זה בדרך כלל הקהל הגדול ביותר שזמין לארגון, ועוד כזה שמציע פוטנציאל עצום לשיפור מתמשך. לפעמים לקוחות מכירים את המוצרים ואת האתגרים והבעיות הכרוכים בהם יותר טוב מעובדי הארגון, והם תמיד מברכים על ההזדמנות להשמיע את קולם.

04 / 06
בחירת תמריץ

אם אתם סבורים שכולם היו רוצים להשתתף באתגרי חדשנות, סביר להניח שאתם צודקים… אבל בתאוריה בלבד. במציאות, לפעמים לא קל למצוא אנשים שיהיו מוכנים להשקיע את הזמן והמאמצים הדרושים. למרבה המזל, יש כמה דרכים מוכחות ובטוחות לגיוס משתתפים נלהבים.

תגמולים 'רכים' (הטבות)

במקרים רבים, הדרך הטובה ביותר ללכוד את תשומת הלב של בעלי העניין היא להציע תגמול ייחודי ויצירתי. זה יכול להיות משהו פשוט כמו מקום חנייה ייעודי או ארוחת צהריים עם המנכ"ל. תגמולים מסוג זה עשויים להיות אטרקטיביים לא פחות מתגמולים כספיים.

תגמולים 'קשים' (פיננסיים)

אחד היתרונות המובהקים של שיפור מתמשך הוא שבדרך כלל אפשר למדוד בקלות את התועלת שהוא מביא. לכן ארגונים רבים יכולים להצדיק תגמול של התורמים בצורת בונוסים כספיים או מתנות. זה יכול להיות סכום מוגדר מראש עבור אתגר ספציפי, או סכום שמבוסס על התשואה על ההשקעה (ROI) ששיפור מניב לאחר יישומו.

05 / 06
בחירת מתודולוגיה
תהליך ניהול איכות כוללני

גישת Total Quality Management (ניהול איכות כוללני, TQM) פותחה על ידי הסטטיסטיקאי האמריקאי וויליאם דמינג. הוא הציע מערכת בת 14 נקודות שארגונים יכולים להשתמש בה להפגנת תוצאות עקביות אל מול יעדי השיפור המתמשך שלהם:

בעיקרון, גישה זו מתמקדת ביצירה של סביבת עבודה שבה כל עובד אחראי לאיכות ומקבל את כל המשאבים הדרושים לו לשם כך. מתקיימת הערכה סדירה של הקווים המנחים לצורך הבטחת איכות ופישוט תהליכים.

שיטת קייזן

משמעות המונח Kaizen היא 'שינוי לטובה'. גישה זו מורכבת מהרבה שיפורים קטנים שיחד, באופן אינקרמנטלי, מספקים תועלות משמעותיות. אפשר לייחס את הרעיון ליפן במלחמת העולם השנייה, אז המדינה חוותה משבר והיה צריך לבנות אותה מחדש. כיום שיטת קייזן נודעת כזו שחוללה שיפור מתמשך במותגים גלובליים כמו Toyota, Nestlé ו-Unilever.

ניתן לסכם את שיטת קייזן ב-4 שלבים:

  • בחינה – להבין את השימוש הלא יעיל במשאבים
  • פתרון – לחפש פתרונות לבעיות שזוהו על ידי הזמנת עובדים לספק רעיונות
  • תקנון (סטנדרטיזציה) – ליישם פתרונות מוצלחים על תחומים אחרים בעסק
  • שימור – להמשיך חזור לפתרונות על מנת לוודא שהם נשארים אפקטיביים

הגאונות של גישת קייזן טמונה בשימת הלב לפרטים במהלך התגברות על בעיות, והכוח שהיא מעניקה לעובדים לחולל שינוי בעסק. 

שיטת PDSA

גישה נוספת שפותחה על ידי וויליאם דמינג היא מודל Plan-Do-Study-Act (תכנון-עשייה-מחקר-ביצוע, PDSA), שמספק סקירה כללית של שיטות העבודה המומלצות ליישום רעיונות. אחרי שרעיון מועלה, ההנהלה תוודא שאפשר יהיה לבדוק אותו. תוצאות הבדיקה ינותחו, ובסופו של דבר, הרעיונות הטובים ביותר יאומצו ותוצאות הלמידה ישותפו עם יתר היחידות העסקיות. שיתוף של תוצאות המבדקים האלה מאפשר לעסקים לפתח עם הזמן הבנה טובה יותר של מה יכול לעבוד ומה לא.

שיטת LEAN

גישת LEAN לשיפור מתמשך מתמקדת בהשגת יותר עם פחות. עקרונות הגישה:

אספקת ערך: להבין את צורכי הלקוחות ולמקד את כל מאמצי השיפור בהשגת תוצאות רלוונטיות.

מיפוי תהליכים: להבין את השלבים שהמוצר או השירות עובר לפני הגעתו לצרכן.

טיוב (אופטימיזציה): הן מבחינת המעבר החלק של המוצר או השירות דרך השלבים שמופו, והן מבחינת מזעור בזבוז.

שיטת LEAN היא גישה לשיפור מתמשך שממזערת אי-ודאות ועוזרת לנו להבין איך אפשר לנצל בצורה אופטימלית את הזמן והמשאבים שלנו.

06 / 06
בחירה בפורמט או בכלי המתאים

קיימות כמה גישות לניהול של תוכנית לשיפור מתמשך, אך לא כולן יעילות באותה מידה. לפני שמתחייבים לפתרון אחד ויחיד, מומלץ לשקול טווח שלם של גורמים על מנת לזהות את הגישה המתאימה ביותר לצורכיכם.

תיבת הצעות

תיבת ההצעות הקלאסית היא הפתרון המקורי שארגונים רבים עשו בו שימוש בתקופת טרום האינטרנט, והיא עדיין כלי פופולרי (אבל בסיסי) לליקוט רעיונות. במהלך השנים, תיבת ההצעות הצליחה להועיל מאוד לארגונים שהשתמשו בה, אבל החיסרון הבולט שלה טמון בזמן ובמאמצים הדרושים לעיבוד ידני של כמויות גדולות של רעיונות.

כלי DIY ואפליקציות לניהול פרויקטים

כיום יש אינספור כלים דיגיטליים שמאפשרים לעסקים לקיים תהליך בסיסי להצעת רעיונות. ארגונים מסוימים מנסים לפתח כלים משל עצמם, וחלקם גם מצליחים בכך. אבל בכלי DIY (עשה זאת בעצמך) כמו אלה, על פי רוב חסרות הפונקציונליות והגמישות הדרושות לפתרונות אפקטיביים שמתאימים לארגונים גדולים.

תוכנות BPM

תוכנות לניהול תהליכים עסקיים (BPMS) הן פתרון שעוזר לארגונים לתכנן, לנהל ולבצע אוטומציה של משימות ותהליכים. הן יכולות לשפר את היעילות של תהליכים אלה על ידי האצה ומיטוב שלהם. כך לעובדים נותר יותר זמן להקדיש לעבודה מאתגרת יותר.

תוכנות לשיפור מתמשך

תוכנות כאלה הן פתרונות שנבנים מהבסיס במיוחד במטרה לעזור לעסקים להטמיע תוכניות אפקטיביות לשיפור מתמשך בקנה מידה גדול. אין הרבה פתרונות שייעודיים לשיפור מתמשך – במקרים רבים פשוט נעשה שימוש בפלטפורמות או בכלים אחרים לניהול רעיונות. הפתרונות הקיימים נבדלים זה מזה מבחינת מחיר, מידת תחכום ורמת גמישות, אבל כולם מציעים פלטפורמה עם מגוון של פיצ'רים שנועדו לעזור לארגונים לרכז, להעריך וליישם רעיונות לצורך שיפור מתמשך.

מהי, בעצם, תוכנה לשיפור מתמשך?

תוכנה לשיפור מתמשך מציעה כלי ייעודי לתרגום רעיונות של עובדים או לקוחות להצלחות מוחשיות לארגון. מדובר בסביבת עבודה דיגיטלית שבה עובדים יכולים לשתף פעולה על מנת ליצור ולפתח רעיונות, להעריך אותם, לזהות וליישם את ההצעות עם הפוטנציאל הגבוה ביותר, ולנהל מעקב אחר הערך העסקי שהן מספקות. לכל ארגון גדול ששואף לפתח תוכנית אפקטיבית לשיפור מתמשך כדאי לוודא שהתוכנה שהוא בוחר להשתמש בה חכמה וגמישה מספיק עבור הצרכים הספציפיים שלו.

איך תוכנות לשיפור מתמשך עובדות?

תוכנות לשיפור מתמשך מספקות לכם אמצעים לריכוז רעיונות ולהעברת אותם רעיונות דרך השלבים השונים בצינור לצורך יישום אפקטיבי ויעיל ככל האפשר. במילים אחרות, התוכנה צריכה להניב שיעורי השתתפות גבוהים מהקהל ולספק תהליך עבודה שמבטיח שכולם יידעו מה לעשות, ומתי, על מנת לזהות ולפתח את ההצעות המבטיחות ביותר.

לפניכם סיכום של תהליך עבודה טיפוסי של תוכנה לשיפור מתמשך. עם זאת, חשוב לציין שלא כל הפתרונות מאופיינים באותן יכולות:

ריכוז רעיונות
הערכה
אישור
יישום
מדידת ROI ותגמול

התהליך לשיפור מתמשך:

ריכוז רעיונות

השלב הראשון הוא לאסוף מהקהל רעיונות לשיפור מתמשך. אפשר לעשות זאת זה על ידי השקה של אתגרים ייעודיים שמבקשים הצעות עבור קשיים עסקיים ספציפיים. הפתרונות הטובים ביותר יציעו מגוון של כלי מעורבות (Engagement) ותמריצים שיעזרו לכם לקבל כמה שיותר רעיונות איכותיים מקהל היעד.

הערכה

אחרי קבלת הרעיונות, הגיע הזמן להעריך אותם. בשלב זה אפשר להזמין מומחים כדי שיעריכו את הרעיונות אל מול רשימת מדדי KPI מוגדרת מראש על מנת לזהות את הרעיונות המבטיחים ביותר, ולקדם אותם אוטומטית לאורך המבנה הארגוני.

אישור

בסוף שלב ההערכה, אפשר לבצע ניתוח משווה לזיהוי הרעיונות בעלי ערך העלות-תועלת הגבוה ביותר ולקידומם לשלב היישום.

יישום

עם מימוש הרעיונות שאושרו, תוכלו לנהל את יישומם באמצעות פיצ'רים מובנים שונים לניהול מעקב אחר התקדמות פרויקטים. הפתרונות הטובים ביותר יציעו גם אפשרות לאינטגרציה עם הפלטפורמות לניהול פרויקטים של צד שלישי המועדפות עליכם. 

 

מדידת ROI ותגמול

הרעיונות שהגיעו מהקהל הפכו למציאות בשטח, ועכשיו נשארו רק שני דברים אחרונים לעשות. הראשון הוא לפקח על הביצועים, דבר שניתן לעשות בעזרת כלי ניתוח הנתונים והדיווח של הפתרון. והשני הוא אופציונלי אך מומלץ – להעניק לאדם שהציע את הרעיון המקורי תגמול רך או פיננסי כהכרה בתרומתו.

הפתרון שלנו

Q-optimize

חדשנות לא חייבת להיות משבשת על מנת להביא לתוצאות. Q-optimize מאפשר לכם להגדיר תהליך של שיפור מתמשך שיכול לנהל ביעילות חדשנות אינקרמנטלית שמצטברת להשפעה משמעותית.

היתרונות של Q-optimize

תרבות ארגונית של חדשנות

טפחו צורת חשיבה חדשנית בקרב קהל היעד שלכם, וודאו שקולו של כל אחד בארגון יישמע

תשואה אקספוננציאלית על ההשקעה

רכזו וזהו רעיונות שיספקו רווחיות מדהימה לאורך זמן

פתרון אתגרים אסטרטגיים

מנפו את חוכמת ההמונים של הארגון כדי לפצח את האתגרים הקשים ביותר ולנצל את ההזדמנויות הטובות ביותר

ניהול פורטפוליו חדשנות

רכזו, העריכו ונהלו פורטפוליו של רעיונות חדשניים ליצירת צמיחה עסקית בת קיימא

לקוחות מרוצים

רעיון אחד מהפלטפורמה של Qmarkets הוסיף לעסק ערך של כמעט 40 מיליון דולר.

על סמך ניסיון קודם, החלטנו להטמיע את Q-optimize. מה שהכריע את הכף היו ארכיטקטורת ה-SaaS המודרנית והמשוכללת, ומעל לכול, הגמישות הדרושה.

אנחנו מאושרים מהשימוש בכלי של Qmarkets למינוף של חוכמת ההמונים להצעת רעיונות שיסייעו בקידום של חדשנות במשרד התחבורה. הפלטפורמה הזאת תאפשר לנו רמה חדשה לגמרי של מעורבות ושקיפות.

אנחנו מאוד מרוצים מחוויית השימוש בפלטפורמה של Qmarkets ומהאינטראקציה עם הצוות שעומד מאחוריה. הפלטפורמה של Qmarkets עזרה לנו לפשט ולייעל את מאמצי החדשנות שלנו, ולממש את הרעיונות הטובים ביותר.

פתרונות נוספים לניהול חדשנות

…וזה, בעיקרון, הקונספט של שיפור מתמשך! אנחנו מקווים שעזרנו לכם להבין את הגישות השונות לשיפור מתמשך והפתרונות הזמינים. בדפים הבאים תלמדו על גישות מרכזיות נוספות לניהול חדשנות.

ניהול רעיונות

המונח 'ניהול רעיונות' מתייחס לתהליך מובנה של איסוף, סינון, פיתוח ויישום של רעיונות שיכולים לעזור לארגון להפגין יותר חדשנות ויעילות.

מידע נוסף על הפתרון

איתור טכנולוגיות

איתור של מקורות חדשנות וטכנולוגיות מאפשר לעסקים להתגבר על המכשולים הללו ולספק מוצרים, שירותים ופתרונות חדשים שיכולים לשפר את הצעת הערך שלהם באופן דרסטי.

מידע נוסף על הפתרון

ניהול טרנדים

המונח 'ניהול טרנדים' (Trend Management) מתייחס לכלל הפעילויות שכרוכות באיתור ומימוש של טרנדים לקידום מאמצי החדשנות של ארגון.

מידע נוסף על הפתרון

ניהול של פורטפוליו חדשנות

'ניהול של פורטפוליו חדשנות' הוא מונח שמתאר את תהליכי התחזוקה וההתקדמות של פרויקטי חדשנות שונים בארגון.

מידע נוסף על הפתרון

מידע נוסף בנושא שיפור מתמשך

Webinar Best Practices Continuous Improvement
Join us as we showcase our dedicated continuous improvement software Q-optimize. Our product specialist Joel Ben Nesher will walk you the...
03.15.24
45 mins
Article Continuous Improvement
What do you think about when you hear the word innovation? For many people, it evokes brands that created something so new that it changed...
by Charlie Lloyd
08.23.23
5 min
Article Continuous Improvement Idea Management Innovation Management Success Story
Hochschild Mining is a leading silver and gold mining company based in Lima, Peru. In business for over a century, the company continues to...
by Qmarkets
09.22.22
8 min